Como controlar o número de participantes do seu evento?

Como controlar o número de participantes do seu evento?

Você organizou seu evento nos mínimos detalhes. Salão está alugado, cardápios escolhidos, lista de convidados fechada, apresentações musicais definidas, decoração escolhida. Enfim, está tudo pronto… Mas uma preocupação está te tirando o sono. Como controlar o número de participantes do seu evento? Recepcionar seus convidados sem que eles tenham que pegar filas, saber exatamente quantas pessoas foram e não permitir a entrada dos “penetras” pode significar a cereja do bolo. Ou seja, isso vai coroar o sucesso do evento.

Sem perda de tempo

Hoje em dia, todo mundo tem uma vida corrida e só consegue chegar nos eventos em cima da hora. Sem a mínima paciência para aguentar filas e perder tempo do lado de fora. A tolerância de todos é zero quando o assunto é esperar. Ainda mais se a espera for ao ar livre e sem comida ou bebida… Pagando ou não pelo evento, seu convidado quer chegar e entrar sem contratempos.

A boa notícia é que com o avanço da tecnologia ficou muito mais fácil, prático e seguro controlar o número de pessoas no seu evento. Possivelmente você já deve ter reparado que as filas em congressos, feiras e outros eventos importantes com grande público têm diminuído bastante nos últimos anos.

Há locais que elas nem existem mais, não é mesmo? Então, você também pode garantir um controle de participantes eficiente por meio da automatização. Ela agiliza as filas, seja para a entrada ao local do evento ou antes disso, durante o credenciamento.

Mas afinal, do que se trata esta tecnologia que será sua aliada na organização de um evento de sucesso?

Eventos de portes variados, independentemente do tipo de público e objetivos, como cursos, shows, palestras, festas de casamento, aulas de culinária, bodas, festa de aniversários e lançamentos de produtos ou serviços podem contar com ferramentas modernas que agilizam a entrada dos convidados.

Os aplicativos e plataformas online que controlam o número de participantes em eventos gerenciam com segurança os dados de uma RSVP, de inscrições, promoções e pagamentos de seus eventos. Eles são fáceis de baixar e bastante interativos. As vantagens de investir na utilização deste controle automático são muitas, mas o destaque fica para a forma atenciosa com que você estará tratando as pessoas que comparecerão ao seu evento. Elas vão se sentir acolhidas, respeitadas, valorizadas e motivadas a participar das próximas edições.

Vantagens do controle de participantes automático em eventos:

  • Listar pessoas para agradecer comparecimento

Você poderá construir e segmentar sua base de participantes e enviar a eles mensagens personalizadas. Para isso, bastará escanear códigos QR. Os participantes serão marcados como presentes numa plataforma online. Ai é só escolher uma ferramenta gratuita de e-mail marketing para enviar mensagens de agradecimento e/ou pesquisas de satisfação para o seu público-alvo.

  • Até quem não for se sentirá valorizado

Você poderá, inclusive, se comunicar também com os ausentes – ou seja, aqueles que estavam na sua lista de convidados, mas não compareceram ao evento – por exemplo, com uma mensagem do tipo: “Sentimos sua falta, mas teremos uma próxima edição do evento na data tal.”

  • Inovação já na porta de entrada

Seu evento vai se mostrar inovador e atualizado na medida em que está acompanhando as tendências do mercado tecnológico. Já na entrada do evento, você vai transmitir aos presentes uma imagem de profissionalismo, organização impecável e cuidado com as pessoas. Isto pode até render novos clientes se você for um profissional da área de eventos.

  • Adeus filas!

Você vai eliminar filas no credenciamento do evento e não terá que procurar manualmente nome por nome de cada participante para fazer credenciais ou simplesmente aferir o número de pessoas. Desta forma, nada vai dar errado durante a entrada dos convidados, uma etapa tão crucial para o sucesso de um evento.

  • Economia é sempre bem-vinda

Isso sem falar na economia com pessoal. Utilizando a automação para o controle de participantes em evento você diminui consideravelmente o número de funcionários contratados para credenciamento e receptivo. Todo o controle será feito rapidamente por tablet ou smartphone.

Agora que você já sabe como controlar o número de participantes do seu evento de forma prática e eficiente, veja mais dicas valiosas sobre eventos no nosso blog!